Assistant de Direction - Mairie de Thionville H/F - 57

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe des Services en charge du Pôle Secrétariat Général, l'Assistant(e) de Direction constitue un appui quotidien, en termes d'organisation, de planification, de suivi administratif, de gestion, ou encore de communication. L'assistant(e) est en lien avec l'ensemble des missions relevant du Pôle Secrétariat Général : ressources humaines, commande publique, accueil des usagers, démarche qualité, vie institutionnelle et affaires juridiques.

DÉTAIL DES MISSIONS

Organisation de la vie professionnelle de la Secrétaire Générale :
- Gérer l'agenda et les prises de rendez-vous ;
- Alerter, gérer les priorités, suivre les échéances ;
- Planifier et organiser les réunions, en présentiel et en visioconférence ;
- Préparer les dossiers, supports et éléments d'arbitrage.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Rédiger les courriers, comptes-rendus et ordres du jour ;
- Mettre en forme les documents (rapports, tableaux, courriers...) et élaborer les supports (tableaux, notes, PowerPoint...) ;
- Réaliser les saisies utiles sur les outils dématérialisés (KDélib...) ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Traitement de l'information :
- Gérer le courrier, les courriels et les sollicitations ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, savoir renseigner les interlocuteurs et savoir relayer, recevoir, filtrer et transmettre les messages ;

Coordination administrative :
- Assurer un lien opérationnel avec les Directions ;
- Contribuer aux projets et dossiers pilotés par la Secrétaire Générale ;
- Participer aux missions organisationnelles et administratives de la Direction Générale des services, en lien avec l'Assistante de Direction du Directeur Général des Services ;
- Remplacer les secrétariats DGS ou Cabinet lors des absences.

Relations transversales :
- Collaboration avec le Cabinet du Maire et les Élus ;
- Collaboration étroite avec le DGS, les DGAS et les Assistantes de Pôles ;
- Collaboration avec les différents pôles de la Collectivité et des agents en fonction des besoins ;
- Collaboration avec les agents de la Communauté d'Agglomération.