Secrétaire du Maire Dgs et Administration du Ccas H/F - 57

1) Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
- Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ;
- Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ; classement et archivage
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services
- Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS, transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ;
- Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ;
- Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ;
- Planification de réunions / rendez-vous : courrier d'invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences, relances, réservation de salles,.
- Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne tenue de la réunion / rendez-vous ;
- Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d'une trame de compte-rendu ou de synthèse des échanges.
- Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau, Commissions)
- Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services municipaux ;
- Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal,
Commissions thématiques.) : courrier, mail, invitation Outlook,
- Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal
(délibérations, présentation, PV,.)
- Diffusion des comptes-rendus, PV.
- Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales
- Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l'organisation de la manifestation ;
- Prise en charge de l'élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales
(protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ;
- Suivi et mise à jour d'un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations,
entreprises, partenaires, prestataires, .) ;
- Suivi des inscriptions / participations aux événements ;
2) Activités liées au volet Centre Communal d'Action Sociale :
a) Administration générale du CCAS (instances, budget, actions, archivages, délibérations.) :
- Prise en charge et traitement de l'ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites.)
- Gestion des réponses aux doléances ;
- En lien avec la Direction des Finances, participation à l'élaboration du Budget et suivi de son exécution ;
- Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS (Conseil d'Administration,
Commission d'Etude des Demandes d'Aide) : invitations, définition de l'ordre du jour en lien avec le Président,
élaborations des documents préparatoires et projets de délibérations, prises de notes, élaboration du procès verbal,
b) Accueil physique et téléphonique du public :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
c) Prise en charge et traitement des demandes d'aide de toute nature (urgence, ponctuelle/alimentaire)
d) Mise en oeuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées