Secrétaire H/F - Espoir 54 - Gestion

L'association Espoir 54 oeuvre depuis de nombreuses années pour l'accompagnement et l'inclusion des personnes en situation de handicap psychique.Au sein de notre établissement de Briey, appelé Maison de l'Accompagnement des Personnes en situation de Handicap Psychique (MAPH-Psy), nous recherchons une secrétaire H/F. La MAPH-Psy de Briey regroupe plusieurs de nos services (Service d'accompagnement à la vie sociale (SAVS), Dispositif d'insertion en milieu ordinaire (DIMO), Appuis spécifiques (ASE),etc ..).

Sur notre site de Birey, nous recherchons une secrétaire H/F dans le cadre d'un CDD de remplacement à terme imprécis avec une durée minimale de deux mois.

Poste à temps partiel (80%), soit 121h34 par mois équivalant à 28h30 hebdomadaire.
Poste à pourvoir dès que possible.

En tant que secrétaire H/F, vos missions principales seront les suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et professionnels sur les différents sites de la structure ;
- Garantir la gestion administrative quotidienne (traitement des mails, gestion des agendas, rédaction de comptes rendus, mise à jour des outils de suivi d'activité, etc.) ;
- Participer à la constitution et au suivi des dossiers administratifs, notamment en lien avec des demandes de financements ou de subventions ;
- Assurer la gestion de la caisse (dépenses courantes, achats liés aux actions et animations, suivi des justificatifs, carte bancaire) ;
- Contribuer au suivi des obligations en matière de sécurité et de prévention (registre sécurité, suivi incendie, etc.) ;
- Mettre à jour et suivre les contrats d'entretien et de maintenance des locaux et équipements ;
- Participer à la gestion logistique (suivi du parc automobile, des stocks et des approvisionnements) ;
- Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les services concernés ;
- Contribuer à la coordination de la communication interne et externe de l'association ;
- Appuyer le suivi administratif des dispositifs et des accompagnements en lien avec les chefs de service ;
- Participer à l'organisation d'événements, réunions ou actions associatives ;
- Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers usagers et des outils associés (Via Trajectoire, Mediateam / AIRMES, PCH, etc.), dans le respect des règles de confidentialité ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

Profil souhaité :
Titulaire d'un Bac +2 ou équivalent en secrétariat, assistanat de direction.

Compétences et qualités requises :
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métier) ;
- Capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, notes administratives) ;
- Capacité à organiser, anticiper, prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;

Savoir être professionnels :
- Ecoute et bienveillance ;
- Sens du travail en équipe et coopération ;
- Diplomatie et communication adaptée à différents interlocuteurs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

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