Assistant Administratif au Relais Petite Enfance - Thionville Fensch Agglomeration H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Petite Enfance et de la Directrice du Relais Petite Enfance :l'agent est chargé d'accueillir le public, de tenir le standard téléphonique et de réaliser le secrétariat du Relais Petite Enfance.

Détails des Missions

Accueillir, renseigner et orienter le public, dans le respect des procédures et des exigences de qualité de service

Garantir le soutien logistique nécessaire au bon fonctionnement du service

Veiller à la mise à jour et à la diffusion des affichages et des documents d'information.

Créer, optimiser et mettre à jour des outils en cas de besoin

Participer à l'établissement des statistiques

Classer, archiver et actualiser les supports règlementaires

Soutenir les autres secrétariats Petite Enfance lors des pics d'activité ou lors d'absences temporaires

Utiliser le logiciel métier du Relais Petite Enfance

Missions transversales :

Être administrateur du logiciel Liste d'attente et du portail famille

Préparer la Commission d'Attribution des places

Assurer la création des dossiers « Familles » et des contrats à partir du logiciel Famille et des dossiers papiers

Gérer la messagerie fonctionnelle du portail famille

Vérifier les dossiers de demande d'inscription, relance pour les pièces complémentaires, calcul des tarifs

Préparer et mettre à jour les listes de demande d'inscription présentées en commission d'attribution des places deux fois par an

Rédiger les compte-rendu et le bilan annuel de la commission

Formation / Diplôme :

Être titulaire d'un diplôme en secrétariat avec très bonne expérience et compétences informatiques

Compétences requises :

Posséder les techniques de base de l'administration (règles de syntaxe, orthographe, vocabulaire, prise de notes)
Connaitre les logiciels bureautiques : Concerto, Excel, Word, Power Point, Xnetfi
Maitriser l'outil informatique
Savoir déterminer ses priorités selon leur importance
Savoir organiser son temps de travail


Qualités professionnelles nécessaires :

Savoir adapter sa communication et son accompagnement à la diversité des usagers accueillis
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles
Savoir organiser son temps de travail
Savoir travailler en équipe
Être autonome, disponible, aimable
Avoir le sens de l'initiative
Être dynamique et réactive


CONDITIONS DE TRAVAIL

Temps complet : 37h30/semaine (+15 RTT)
Permis B obligatoire
Déplacements professionnels ponctuels
Réunions en soirée occasionnelles

• Orthographe
• Excel
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note